Cách Xử Lý Khi Khách Hàng Phàn Nàn Trong Ngày Khai Trương

Bạn đang tìm cách xử lý khi khách hàng phàn nàn trong ngày khai trương? Bạn muốn tham khảo cách xử lý khi khách hàng phàn nàn trong ngày khai trương? Ở website nào là chi tiết đầy đủ thông tin? Bạn hãy cùng TaHa Event tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

Quy trình để bạn có thể xử lý khi khách hàng phàn nàn trong ngày khai trương

1. Giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp

Khi khách hàng phàn nàn trong ngày khai trương họ thường đang trong trạng thái bực bội và khó chịu. Việc giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kiểm soát tình hình và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Hãy hít thở sâu cũng như giữ bình tĩnh khi khách hàng phàn nàn trong ngày khai trương đồng thời sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng khi nói chuyện với khách hàng. Tránh tranh cãi hoặc tỏ thái độ khó chịu với khách hàng.

Ví dụ: "Tôi rất tiếc khi nghe rằng anh/chị không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Tôi sẽ cố gắng hết sức để giúp anh/chị giải quyết vấn đề này."

2. Xác định vấn đề

Việc xác định chính xác vấn đề sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp để giải quyết được vấn đề mà khách hàng phàn nàn. Khi đã hiểu rõ vấn đề điều này sẽ giúp bạn tránh đưa ra những giải pháp không phù hợp hoặc không hiệu quả.

Lắng nghe cẩn thận những gì khách hàng nói. Hỏi khách hàng những câu hỏi cụ thể để hiểu rõ hơn về vấn đề. Ghi chép lại những thông tin quan trọng mà khách hàng cung cấp.

Ví dụ: "Anh/chị có thể cho tôi biết thêm về vấn đề anh/chị đang gặp phải?" "Vấn đề này xảy ra khi nào?"

3. Đề xuất giải pháp

Mục đích của việc đề xuất giải pháp là để giải quyết vấn đề của khách hàng phàn nàn và điều khiến họ không hài lòng. Giải pháp nên cụ thể, thực tế và có thể thực hiện được.

Dựa vào vấn đề mà khách hàng phàn nàn hãy đề xuất một hoặc nhiều giải pháp phù hợp. Giải thích rõ ràng cho khách hàng về từng giải pháp. Hỏi khách hàng ý kiến về các giải pháp được đề xuất.

Ví dụ: "Chúng tôi có thể đổi sản phẩm mới cho anh/chị hoặc hoàn lại tiền cho anh/chị." "Anh/chị muốn chúng tôi xử lý vấn đề này như thế nào?"

4. Theo dõi tình hình

Việc theo dõi với khách hàng sau khi giải quyết khiếu nại sẽ giúp bạn đảm bảo rằng họ hài lòng với kết quả. Điều này cũng thể hiện sự quan tâm của bạn đối với khách hàng và giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ.

Liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc email để hỏi thăm về tình hình sau khi vấn đề được giải quyết. Gửi lời cảm ơn đến khách hàng vì đã phản hồi và cho họ biết rằng bạn đánh giá cao ý kiến của họ. Hỏi khách hàng xem họ có còn yêu cầu nào khác hay không.

Ví dụ: "Tôi muốn hỏi thăm xem anh/chị đã hài lòng với cách giải quyết vấn đề của chúng tôi chưa?" "Cảm ơn anh/chị đã phản hồi. Chúng tôi rất mong được phục vụ anh/chị trong tương lai."

Đây là những quy trình xử lý khi khách hàng phàn nàn mà TaHa Event muốn chia sẽ với bạn, mong rằng những chia sẽ của TaHa Event sẽ giúp ích cho bạn.

Với kinh nghiệm hơn 15 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, để tránh được những vấn đề và rắc rối khiến khách mời cảm thấy khó chịu trong quá trình tham gia sự kiện thì TaHa Event khuyến khích hãy chọn các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để tránh những sai sót không đáng có. Cuối cùng TaHa Event chúc bạn có một buổi khai trương thuận lợi và thành công.

Những ý tưởng hay ho để biến sự phàn nàn của khách hàng thành cơ hội

1. Thể hiện sự đồng cảm

Đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu rõ cảm xúc và suy nghĩ của họ. Thể hiện sự đồng cảm bằng lời nói và hành động. Điều này giúp cho khách hàng đang phàn nàn về dịch vụ/sản phẩm sẽ cảm thấy được quan tâm và chú ý đến.

Ví dụ:

• "Tôi hiểu rằng anh/chị đang rất thất vọng. Nếu tôi là anh/chị, tôi cũng sẽ cảm thấy như vậy."
• "Anh/chị có thể cho tôi biết thêm về vấn đề anh/chị đang gặp phải?"
• "Tôi rất tiếc vì sự bất tiện này đã xảy ra với anh/chị."

2. Hành động nhanh chóng

Khách hàng thường mong muốn vấn đề của họ được giải quyết nhanh chóng. Cố gắng giải quyết  những vấn đề mà khách hàng phàn nàn trong thời gian sớm nhất có thể. Giữ liên lạc với khách hàng trong quá trình giải quyết vấn đề.

Ví dụ:

• "Tôi sẽ cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề này cho anh/chị trong vòng 24 giờ."
• "Tôi sẽ liên lạc lại với anh/chị ngay khi có thông tin cập nhật."
• "Cảm ơn anh/chị đã kiên nhẫn."

3. Đề xuất giải pháp sáng tạo

Không chỉ giới hạn bản thân trong những giải pháp thông thường. Suy nghĩ sáng tạo để tìm ra những giải pháp độc đáo và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Khi bạn giải quyết những vấn đề mà khách hàng phàn nàn một cách sáng tạo vào chuyên nghiệp thì khách hàng sẽ có thiện cảm với lại sản phẩm/dịch vụ của bạn nhiều hơn.

Ví dụ:

• "Ngoài việc đổi sản phẩm mới, chúng tôi có thể tặng anh/chị một voucher giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo."
• "Chúng tôi có thể cung cấp cho anh/chị dịch vụ miễn phí trong một thời gian nhất định."
• "Chúng tôi có thể cử nhân viên đến tận nhà để hỗ trợ anh/chị."

4.  Biến lời phàn nàn thành cơ hội

Nhìn nhận lời khách hàng phàn nàn như một cơ hội để cải thiện sản phẩm và dịch vụ của bạn. Lắng nghe cẩn thận phản hồi của khách hàng và sử dụng nó để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Ví dụ:

• "Cảm ơn anh/chị đã phản hồi. Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin này để cải thiện chất lượng sản phẩm của chúng tôi."
• "Chúng tôi sẽ xem xét lại quy trình của chúng tôi để tránh những vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai."
• "Chúng tôi đánh giá cao ý kiến của anh/chị."

Bằng cách xử lý những lời khách hàng phàn nàn một cách chuyên nghiệp và nhìn nhận lời khiếu nại đó một cách tích cực. Bạn có thể biến sự phàn nàn thành cơ hội cải thiện và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

 Với kinh nghiệm hơn 15 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, để tránh được những vấn đề và rắc rối khiến khách mời cảm thấy khó chịu trong quá trình tham gia sự kiện thì TaHa Event khuyến khích hãy chọn các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để tránh những sai sót không đáng có. Cuối cùng TaHa Event chúc bạn có một buổi khai trương thuận lợi và thành công.

Thông tin về chúng tôi

Với những kiến thức mà TaHa Event cung cấp mong rằng có thể giúp ích cho bạn. TaHa Event tự hào là đơn vị cũng cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cũng như là cung cấp dịch vụ viết kịch bản khai trương, cung cấp âm thanh – ánh sáng, chọn ngày khai trương,…. Cũng như là tất cả các dịch vụ tổ chức sự kiện theo yêu cầu.

Nếu bạn cần tổ chức sự kiện hãy liên hệ TaHa Event để được cung cấp hỗ trợ thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện. Chúng tôi tự hào là công ty tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Taha Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với mức giá hợp lý, chuyên nghiệp, đặc sắc theo sở thích của khách hàng.

Bên cạnh đó, TaHa Event còn có đội ngũ nhân viên tư vấn và chăm sóc khách hàng 24/7 để hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc của quý khách kèm theo các chương trình khuyến mãi cực kì hấp dẫn. Hãy liên hệ với chúng tôi để cùng nhau tạo nên sự kiện khai trương đặc sắc và thành công rực rỡ.

-----------------------------------------------------------------

TaHa Event cung cấp trọn gói tổ chức sự kiện

Website: http:/tahaevent.com

Fanpage: https://www.facebook.com/TaHaEvent

Hotline: 0786.733.789

Nhận tư vấn nhanh qua Zalo: 0786.733.789 - 0355.209.312

Email: Contact.tahaevent@gmail.com